Sử dụng Microsoft Ofice để khiến công việc soạn thảo trở nên dễ dàng hơn.

Office đi kèm với các tính năng ngữ pháp ẩn có thể cải thiện đáng kể bài viết soạn thảo của bạn và trong bài hướng dẫn này, chúng tôi chỉ cho bạn cách sử dụng chúng.

Bộ ứng dụng Office có thể kiểm tra ngữ pháp của bạn để đảm bảo rằng mọi tài liệu, bản trình bày và email không kết thúc với những lỗi khó xử, nhưng có lẽ bạn chưa tận dụng hết các tính năng này.

Mặc dù chức năng cài đặt mặc định đã là đủ tốt cho hầu hết mọi người, nhưng các ứng dụng như Microsoft Word và Outlook có bao gồm trình kiểm tra ngữ pháp mạnh mẽ, cũng có thể phân tích một danh sách dài các quy tắc ngữ pháp để gắn cờ các vấn đề về kiểu viết tiềm năng bổ sung mà không cần phải nhờ đến bên thứ ba.

Trình kiểm tra ngữ pháp đã xuất hiện từ lâu, nhưng nó đã được cập nhật cho những người đăng ký Office 365 với các tùy chọn mới để giúp bạn cải thiện hơn nữa kỹ năng viết của mình.

Trong hướng dẫn Windows 10 này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước để bật và tùy chỉnh cài đặt ngữ pháp trong ứng dụng Word và Outlook để giúp bạn viết tài liệu, bản trình bày và email tốt hơn.

Cách định hình phong cách viết trong Word

Để tùy chỉnh cài đặt ngữ pháp trong Word 2019 và 2016, hãy sử dụng các bước sau:

1. Mở Microsoft Word.

2. Tạo một tài liệu trống.

Mẹo nhanh: Bạn có thể lưu các bước bổ sung để tạo tài liệu trống bằng mẹo này để bỏ qua màn hình bắt đầu trong Office.

3. Nhấp vào menu Tệp (File)

4. Nhấp vào Tùy chọn (Options)

5. Nhấp vào Chứng minh (Proofing)

6. Trong phần "Khi sửa lỗi chính tả và ngữ pháp trong Word" (When correcting spelling and grammar in Word), bên cạnh "Kiểu viết" (Writing Style), hãy nhấp vào nút Cài đặt (Setting)

7. Sử dụng menu thả xuống "Kiểu viết"(Writing Style), chọn tùy chọn Ngữ pháp & Tinh chỉnh(Grammar & Refinements) (Chúng tôi đang sử dụng lựa chọn này làm ví dụ. Bạn có thể chọn tùy chọn Ngữ pháp nếu đó là những cài đặt duy nhất bạn muốn tùy chỉnh.)

8. Kiểm tra các tùy chọn ngữ pháp mà bạn muốn Microsoft Word kiểm tra trong khi bạn đang làm việc trên một tài liệu, chẳng hạn như:

Giọng nói thụ động.

Lời nói.

Chấm câu.

Viết hoa.

Các cụm từ và từ thường bị nhầm lẫn.

Định dạng ngày.

Động từ sử dụng.

Sự thay thế trạng từ.

Biệt ngữ.

Co thắt.

Phủ định kép.

Lời nói sáo rỗng và nhiều hơn nữa.

9. Xóa các tùy chọn ngữ pháp mà bạn muốn Microsoft Word bỏ qua.

10. Nhấp vào nút OK.

11. Nhấp vào nút OK một lần nữa.

Khi bạn hoàn thành các bước này, Word sẽ sử dụng các quy tắc viết được định hình để kiểm tra các tài liệu hiện tại và tương lai để biết các lỗi ngữ pháp, giúp cải thiện kỹ năng viết của bạn. Tham khảo thêm những thông tin về Surface Pro 7 ra mắt

Phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn cũng bao gồm các cài đặt ngữ pháp tương tự, nhưng các bước để định hình chúng hơi khác nhau. Để điều chỉnh cài đặt ngữ pháp nhằm cải thiện phong cách viết của bạn trong Outlook, hãy sử dụng các bước:

1. Mở Microsoft Outlook.

2. Nhấp vào tab Trang chủ (Home)

3. Nhấp vào nút Email mới (New Email)

Quan trọng: Bạn phải mở cài đặt từ phiên email mới. Mặt khác, các tùy chọn "Kiểu viết" (Writing Style) có thể được tô xám (không khả dụng) trong cài đặt kiểm chứng (Proofing setting)

4. Nhấp vào menu Tệp (File)

5. Nhấp vào Tùy chọn (Options)

6. Bấm Thư (Mail)

7. Trong phần "Soạn tin nhắn" (Compose messeges) nhấp vào nút Tùy chọn Trình chỉnh sửa (Editor Options) ở bên trái.

8. Nhấp vào Chứng minh (Proofing)

9. Trong phần "Khi sửa lỗi chính tả trong Outlook", bên cạnh "Kiểu viết", hãy nhấp vào nút Cài đặt.

10. Sử dụng menu thả xuống "Kiểu viết", chọn tùy chọn Ngữ pháp và Tinh chỉnh.

11. Kiểm tra các tùy chọn ngữ pháp mà bạn muốn Outlook kiểm tra trong khi soạn thư mới.

12. Xóa các tùy chọn ngữ pháp mà bạn muốn Outlook bỏ qua.

13. Nhấp vào nút OK.

14. Nhấp vào nút OK một lần nữa.

Sau khi bạn hoàn thành các bước này, khi sử dụng trình kiểm tra ngữ pháp, Outlook sẽ sử dụng các quy tắc đã chọn để gắn cờ các vấn đề tiềm ẩn mà bạn có thể sửa đổi để cải thiện ngôn ngữ của tin nhắn.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài hướng dẫn.